Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами. На сьогодні найбільш поширеними є два способи такого посвідчення: консульська легалізація та проставлення апостиля.
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією "Про консульські зносини" 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 (надалі – Інструкцією).
Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.
Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.
Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.
Відповідно до п. 1.4. Інструкції легалізації не підлягають:
документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи, які стосуються її особистих інтересів або інтересів її родичів, а саме виданих на своє ім’я і від свого імені або на ім’я одного із подружжя, родичів по прямій лінії (діти, батьки, повнорідні брати, сестри).
Також слід зазначити, що Інструкцією передбачено ряд вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема:
документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою;
не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв’язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно;
підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.
У пункті 4.2 Інструкції передбачено ряд документів, які Департамент консульської служби МЗС України приймає на консульську легалізацію, а саме:
оригінали дипломів про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей, дипломів Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України";
